Bénévolat et Compétences : valoriser l'expérience associative

Lancer un concours de créations artistiques permet, avec quelques règles simples, de drainer un grand nombre de bonnes idées. Rien de tel que titiller l’inspiration autour d’un thème précis pour délier les plumes, les micros, les palettes graphiques et les pinceaux... et faire connaître votre cause sous une forme inventive. Que demander de plus ?! Pour que tout roule comme sur des roulettes, voici quelques astuces pratiques à ne pas négliger.

1/ Définir le concours

Pour bien démarrer, il va falloir cadrer un peu votre fameux concours. Un certain nombre de questions s’impose.

POURQUOI LANCER UN TEL CONCOURS ?

Le grand classique utilisé par les associations étudiantes est celui de réaliser l’affiche de leur événement de l’année : le carnaval étudiant de Caen, le festival étudiant Rock’n Solex dans le Nord, ou encore le festival international du film gay et lesbien de Grenoble ont ainsi recours au public pour créer leur affiche officielle. Il est primordial que les publics ciblés puissent percevoir la raison d’être du concours, de manière à ce qu’ils soient motivés pour y participer et qu’ils aient envie d’en parler autour d’eux.

QUEL SERA LE THEME IMPOSE AUX CANDIDATS POUR LEURS CREATIONS ?

Si vous souhaitez éviter de voir vos boîtes aux lettres inondées d’oeuvres à côté de la plaque, mieux vaut être plus que clair là-dessus.

QUEL SUPPORT CHOISIREZ-VOUS ?

Vidéo, écrit, radio ? Pour son traditionnel appel à créations sur le thème de la « Sécurité routière », Animafac a par exemple choisi de proposer trois catégories : affiche, clip vidéo et spot radio.

QUI PEUT CONCOURIR ?

La participation est-elle limitée à une certaine population en termes d’âge, de domaine d’étude, de lieu géographique ? Si le concours est restreint aux moins de trente ans, autant le dire dès le départ ! Par ailleurs, un candidat prévenu en valant deux, il vous faudra bien préciser les critères de sélection : pertinence et respect du thème, originalité, lisibilité, impact... Rendre les règles du jeu transparentes vous facilitera in fine la sélection des lauréats et la justification de vos choix.

QU'EST-CE QU'ON GAGNE ?

Nous aurions dû commencer par ça tant la précision est importante ! C’est en partie la récompense qui va vous permettre d’attirer de nombreux participants. A vous de choisir : une somme versée au lauréat, des bons d’achat, une diffusion nationale de son oeuvre, des cadeaux... Le tout est de le préciser !

QUAND EST-CE QUE CA SE PASSE ?

Faites attention aux dates de vacances ou d’examens lorsque vous choisissez le jour de clôture du concours ou de remise des prix. Précisez bien aux candidats qu’ils ont jusqu’à tel jour inclus (cachet de la poste faisant foi) pour envoyer leurs contributions.

COMMENT CA SE PASSE ?

Vous pouvez décider de faire une sélection en deux manches. Une première sélection des finalistes par un jury de professionnels et d’experts, puis une désignation du candidat grâce à un vote sur internet, par exemple. C’est de cette façon que les internautes votent sur le site officiel d’Animafac pour désigner l’affiche lauréate, le meilleur clip vidéo et le spot radio le plus réussi du concours sur la sécurité routière !

2/ Rédiger le règlement

Toutes ces questions élaguées, vous allez désormais pouvoir écrire le règlement. Les articles L121-35 et suivants du code de la consommation doivent y figurer. Les informations prioritaires à fournir concernent l’identité de l’organisateur du concours, les dates de début et de fin du jeu, et bien sûr les personnes concernées. Les modalités de participation et de détermination du ou des gagnants (jury, tirage au sort, questions subsidiaires, etc.) seront ensuite évoquées et les lots précisés.  Un article relatif au droit à l’image vous permettra de publier les noms, les coordonnées, et éventuellement la photo des gagnants. De la même manière, un article relatif à une cession de droit de la part des candidats vous permettra d’imprimer, de publier, de diffuser et de reproduire sous toutes formes leurs créations. Gare également aux droits d’auteur ! Faites attention à ce que les images et sons utilisés par les candidats soient bien libres de droits.

Le règlement mentionnera enfin sa totale acceptation par les participants, la limitation de responsabilité de l’organisateur, et la loi Informatique et Libertés. Il sera clôturé par un article sur son dépôt devant un huissier nominativement déclaré. L’huissier vérifie la présence des mentions obligatoires, puis dresse un procès verbal de constat de dépôt du règlement et des documents annexes. Ledit dépôt doit bien entendu être effectué avant le démarrage du jeu. Le coût du procès verbal de dépôt est variable, mais se situe aux alentours de 160 euros.

Enfin, soyez très précis sur les formats : par exemple 40x60 cm avec une version informatique sur CD en format PDF ou jpeg haute définition pour une affiche ; fichier sur CD au format Avi d’une durée maximum d’une minute trente secondes pour une vidéo ; fichier sur CD au format MP3 d’une durée maximum de trente secondes pour un spot radio. Vous pouvez même préciser que la production doit être en version stéréo avec un format de compression MP3 à 192 Kb/s !

De la même manière que la forêt de « je ne veux plus », des formes bien plus spontanées sont possibles pour un appel à créations. Lors d’un événement ou d’une manifestation d’ampleur, gardez l’oeil sur les possibilités d’y insérer une animation de ce type : un court-métrage, un journal étudiant, un scénario en 24 heures, un petit espace transformé en atelier d’écriture twitter, ou en photomaton poétique... Une fois que le principe vous est familier, la voie est libre pour trouver votre manière de le concrétiser.

3/ Lancer l'appel

Trois mois avant la clôture annoncée de votre concours, lancez l’appel à créations. Les outils de communication à votre disposition sont aussi variés que le type de créations que vous demanderez : affiche, site internet (bandeau, newsletter), spot radio, vidéo, clip... Selon le thème et le support choisi pour votre appel, vous pouvez cibler les écoles de graphisme et de ciné pour des affiches ou des courts-métrages, les facs littéraires et bibliothèques pour un appel à poèmes ou romans, les blogs et plateformes de passionnés pour des créations web... Plus globalement, les partenaires classiques de la vie étudiante sont à privilégier (CNOUS, A+U+C, CPU), mais aussi les fédérations et centres de ressources culturels, les écoles d’art et de cinéma, les MJC, les bureaux des élèves...

Outre ces réseaux spécifiques et généralistes, pensez aux sites jeunesse (Studyrama, Cap campus, Canal Sup emploi, jeunes.angers. fr...) et aux sites culture (le webzine Artmaniaque, Alter’ Cultur, newsletter de la Cité de la musique, mensuels culturels gratuits tels que le Petit Bulletin à Lyon...).

Une fois toutes vos cibles identifiées et leurs coordonnées rentrées dans votre base de données dédiée, vous pouvez passer à la phase d’envoi. En général, un tel lancement se fait par téléphone, puis par mail ou courrier. Élément primordial pour que le message passe, n’oubliez pas le suivi auprès de vos interlocuteurs, une semaine, puis un mois après l’envoi : les profs ont-ils bien fait passer le message aux élèves ? Où est affiché l’appel ?

La grande majorité des envois des création par les candidats sont effectués quelques jours avant la clôture du concours, voire le dernier jour : difficile de prévoir le taux de participation ! Un bon suivi devrait néanmoins vous permettre de flairer la tendance.

4/ Organiser la sélection de votre lauréat

L’appel est clos, votre boîte aux lettres ou votre boîte mail déborde d’oeuvres créatives. Reste à organiser votre jury. Faute d’interface automatisée de gestion des dossiers, vous devrez mettre à jour manuellement les informations sur les candidats et les rappeler en cas de pièces justificatives manquantes, sans tomber dans les dérives d’une trop grande souplesse. Il faut savoir dire stop aux cas particuliers !

Animafac s’organise en deux temps pour ses concours « chacun son asso » et « sécurité routière » : un jury se réunit pour sélectionner les finalistes de chaque catégorie puis, par la suite, les internautes votent pour élire les vainqueurs. Mais vous pouvez tout à fait préférer réunir plusieurs comités de sélection plutôt que de passer par le vote en ligne.

Réunir un tel jury mérite d’y consacrer du temps et des forces. Cette étape est une opportunité pour légitimer votre concours et vous faire connaître auprès de personnes reconnues du secteur. Elle vous permet de soigner vos relations avec vos financeurs : les inviter à faire partie d’un jury vous permettra de marquer des points. Un partenariat avec un artiste célèbre, participant au jury, peut aussi donner plus d’ampleur à votre initiative. Pensez à inclure un journaliste également : vous pourrez conclure un partenariat avec son média pour vous accompagner tout au long du concours (relais de l’appel à création, annonce du lauréat avec interview, puis diffusion du spot gagnant par exemple pour la radio).

Enfin, n’oubliez surtout pas d’y inclure des associatifs ! Soignez la convivialité qui entourera la délibération : prévoyez un buffet (solidaire), éventuellement une animation et cadrez les débats.

5/ Récompenser votre lauréat et le faire connaître

Les jurés se sont prononcés. Le(s) lauréat(s) est/sont désigné(s). Reste maintenant à récompenser de manière solennelle et impactante qui de droit. Organiserez-vous une conférence de presse ? Une cérémonie publique de remise des prix ? Vous pouvez même envisager une soirée où vous ferez suivre l’annonce des créations retenues et le discours officiel par un concert, afin de rendre les choses encore plus attrayantes ! Quelle que soit la forme que vous choisirez, l’officialisation du gagnant doit marquer le coup.

Par correction, n’oubliez pas d’appeler chacun des candidats malheureux pour leur annoncer le résultat et les inviter à la remise des prix ! Une fois le gagnant couronné, reste à diffuser les oeuvres sélectionnées au maximum. C’est là que vos partenariats comptent : les universités que vous aurez contactées pourront par exemple s’engager à installer l’affiche sur les murs de la fac. Sollicitez également les musées, les salles de concert, les bars, la FNAC... L’important est de bien préparer tous ces partenariats en amont !